A közelmúltban arra kértek bennünket, hogy osszuk fel az egy Google Workspace-fiókhoz (korábbi nevén Google Suite-fiókhoz) tartozó két domaint. A cél az volt, hogy egy tartományt elkülönítsenek az e-mailekkel, a tárhelyekről származó fájlokkal stb. külön számlára (külön számlázási, adminisztrátori fiók stb.). A Google nem támogat egy ilyen folyamatot sem, így maradt egy ilyen megoldás ötlete, hogy ez legyen a legkevésbé megterhelő mindkét felhasználó számára, és ne veszítsen el adatokat áttelepítés közben.

A pelda.hu Google Admin fiókjában több domain is volt. Ezeket különböző projektekhez használták.     Egy idő után az egyik projekt külön működő társasággá vált és ezért szükség van a vállalat szolgáltatásainak külön számlára történő áthelyezésére. Itt probléma merült fel, mert a Google semmilyen módon nem támogatja a domainek külön fiókokra való szétválasztását és technikai támogatásuk azt javasolja, hogy töröljék a domaint és regisztrálja egy új fiókban. Ez a folyamat törli az összes adatot, így ez nem lehetséges.

Hogyan kell jól csinálni?

A szolgáltatások elkülönítésének folyamata elsősorban a felhasználónevek és tartományok áttelepítésére szolgál egy áttelepített tartományból egy másikba és ennek a tartománynak a fiókból való törlésére. Ezután létrehoztunk egy új Google Admin fiókot és áttelepítettük a korábban megváltozott felhasználók e-mailjeit. Ez a folyamat egyszerűnek tűnik, de a legjobb, ha a hétvégére tervezi, mert nagyon sokáig tart.

Felhasználónevek módosítása

Az első lépés a név és a domain megváltoztatása azoknak a felhasználóknak, akik külön fiókba kerülnek. Meg kell változtatnunk a domaint az e-mail címükben, hogy eltávolíthassuk azt az adminból. Ettől a ponttól kezdve a felhasználók elveszítik a bejelentkezési lehetőséget a fiókjukba és nem érik el őket e-mailben sem. Maga a felhasználónév megváltoztatása nagyon gyors (legfeljebb 10 percig tart).

Például van a Példa Péter felhasználó, akinek a levelezési címe pelda.peter@pelda.hu. E-mail címét old-pelda.peter@minta.hu-re változtatjuk. Ha módosítjuk az előbbi adatokat, egy pelda.peter@pelda.hu aliast kapunk, hogy a régi címéről érkező levelek továbbra is továbbíthatók legyenek a megváltozott címre. Ezt az aliast törölnünk kell, vagy meg kell változtatnunk a domainjét.   Ellenkező esetben nem tudjuk törölni a domaint a szétválasztani kívánt fiókból.

Ha ezt az összes felhasználóval megtesszük, törölhetjük a domaint a Google Admin fiókból és megkezdhetjük az új fiók létrehozásának folyamatát.

Új Google Admin fiók

Új Google Admin szolgáltatást regisztrálunk egy olyan domain alatt, amelyet most töröltünk.     Végig megyünk a domain ellenőrzésének teljes folyamatán, az MX rekordok beállításán stb.  Ha van fiókunk, beállíthatunk felhasználókat ebben a tartományban. Itt lehet, hogy problémája lesz a fiók létrehozásával. A Google hibaüzenetet jeleníthet meg, amely szerint „The name is already used as an alias or username of the active account”. A név már használatos aliasként vagy felhasználónévként az aktív fiókhoz.

A probléma a belső Google Admin gyorsítótár.  Bár a felhasználók már nem léteznek (megváltoztattuk a domainjüket és a nevüket), a Google a gyorsítótárában tartja őket.  A technikai támogatás azt javasolja, hogy várjon 24 órát, és próbálja meg újra létrehozni az e-mail fiókokat. Ez idő alatt a gyorsítótár frissül, és fiókokat hozhat létre. Ha a 24 órás várakozás ellenére sem tudunk számlát nyitni, próbálkozhatunk a következő lépésekkel:

A régi Google Admin fiókban a felhasználókkal közös oldalon a keresőmezőbe beírjuk annak a fióknak   a postacímét, amelyet nem tudunk létrehozni, a keresési eredmények egy rekordot jeleníthetnek meg, amely azt mutatja, hogy egy levelezési alias még mindig létezik.

A felhasználó adataiban azonban ez az alias nem látható.  Ezután újra meg kell változtatnod a felhasználónevedet, pl. old2-pelda.peter@minta.hu. Egy ilyen változás után az új fióknak képesnek kell lennie arra, hogy helyes e-mailt hozzon létre.

Az adatok migrációja

A beépített áttelepítési eszközzel adatokat továbbíthat a fiókok között. Lehetővé teszi e-mailek, tárhelyek és naptárak másolását. Ez az eszköz könnyen használható, de használat előtt konfigurálnia kell egy Google fiókot, amelyből átmásolhatja az adatokat.

Google Fiók áttelepítés

Abban a fiókban, amelyből migrálni fogunk először a következőket kell tennie:

• A kevésbé biztonságos alkalmazásokhoz való hozzáférés kényszerítésének engedélyezése minden felhasználó számára.
• Engedélyezze az IMAP-ot a rendszergazdai fiókhoz és más fiókokhoz.

Ha 2 lépéses ellenőrzést vagy egyszeri bejelentkezést (SSO) használ, létre kell hoznia az alkalmazásjelszavakat. Miután elvégezte ezeket a lépéseket, az eszközben meghatározzuk az átvinni kívánt e-mail fiókokat. A Google maga másolja az adatokat a háttérben. Ez nagyon hosszú időt vehet igénybe attól függően, hogy mennyi GB-ot kell átvinni.

Ez idő alatt a felhasználók már fogadhatnak leveleket, és a régi levelek a háttérben másolódnak. A folyamat befejezése után eltávolítjuk a felesleges felhasználókat a régi Google Admin fiókból.